关于加快红十字会档案管理信息化建设的思考
来源:本站原创    发布日期:2019-08-19 16:10    

中国红十字会是世界红十字会的主要成员,是一个非营利性的非营利组织。我们严格按照人道主义原则积极参与各种公益活动,如社会救助和灾后重建。随着人们对公益事业的认识不断提高,红十字会成员人数逐渐增加。这为红十字工作的持续有效性奠定了基础,但也给文件管理工作带来了很大的压力。在信息时代的背景下,红十字会将加快档案信息的建设,依靠先进的信息技术实现文件管理的电子化,数字化和自动化,从根本上扭转文件管理的低效率。

关于加快红十字会档案管理信息化建设的思考

中国红十字会的档案管理始于20世纪80年代。主依靠手工存档,保存和记录档案。近年来,随着信息技术的迅速发展,一些红十字会开设了自己的网站,介绍了收集资源,内部机构的责任和做事过程。这表明国内红十字会档案馆的信息化建设还处于起步阶段。这种现状与当前档案信息管理需求之间存在很大差距,而且远未达到信息时代的到来。这主要表现有以下三个方面

(1)红十字会档案信息网络的技术水平较低。许多县级红十字会档案信息管理尚处于起步阶段,尤其是网络建设标准尚不完善。目前的档案技术标准和组织工作流标准没有考虑到计算机信息处理技术的发展特点。磁盘和光盘是目前的主要文件载体。

(2)档案信息管理的基础工作尚未规范和规范。由于区域经济发展水平的限制,红十字会的档案业务发展不平衡。总的来说,尚未形成统一的文件管理标准,文件质量不高。其中,不同地区红十字档案的描述规则缺乏兼容性,系统软件可移植性差。此外,红十字会档案自动化管理也缺乏统一的标准。当地的红十字会只根据本地档案管理制定标准。因此,全面推进统一标准并不困难。这也是制约红十字会信息服务发展的主要原因。

(3)缺乏高素质的档案信息管理人才。档案信息的建设离不开高素质,专业的管理人才。这些专业人员不仅具备必要的计算机操作技能,而且还具有强大的文件管理功能。这类人才是许多基层红十字会的稀缺人才资源。即使引进现代化的设备和技术,如果缺乏专业人员,仍然很难充分发挥其作用。因此,人才缺乏也是制约基层红十字档案发展的重要因素。

(1)建立有效的红十字档案信息管理系统。为实现档案信息化,红十字会必须建立相应的文件档案管理信息系统,分为内部服务网络和公共服务网络,充分发挥网站的作用。根据计算机的特点,适当改进文件管理工作流程,使其更符合文件信息管理的需要。参考文档处理流程,合理设计文件信息管理系统的软件功能,构建高效可靠的文件信息管理平台。(2)解决了档案中保存电子文件的问题。目前,大多数文件以电子形式存储。理论上,化学磁性材料的存储介质可以长时间保存电子文件,因为没有磨损问题。同时,存储在介质层上的信息不会受到空气中灰尘,湿气,有害气体和磁场的干扰,这可以大大提高信息保存的安全性。但是,对于需要长时间存储以避免信息丢失的电子文件,仍建议定期备份。

(3)解决档案信息建设中的安全问题。为了避免存档信息的破坏和被盗,有必要做好电子文档的安全管理。首先,在内部网络上构建防火墙,以隔离特洛伊木马和病毒等网络肿瘤,从而确保网络安全。同时,设置访问权限,将存档的电子文件设置为“只读”文件,表明非授权人员只能读取文件而不能更改文件,从而保证了文件的安全性和可靠性。

(4)加强档案信息管理人才队伍建设。通过使用信息管理系统,从文件的登记,归档,归档,记录,检索和利用中实现了自动化。这就要求红十字会档案工作者不仅要充分掌握计算机操作知识和网络安全保护知识,还要了解电子文档的管理特性和文件专业知识,以确保电子文档的安全性和完整性。因此,红十字会加强了对档案工作者的培训。通过集中培训,在职培训,以及进一步学习,教育部不断提高档案队的专业水平。

第三,结论

关于加快红十字会档案管理信息化建设的思考

总之,在信息时代,红十字档案管理部门必须转变观念,加快档案信息管理系统的建设,逐步建立配套的电子档案管理标准和规范,进一步提高档案管理水平,更好地服务红十字会。会议的发展服务。